บทที่ 1

โปรแกรมประมวลผลคำ

บทที่1 :  ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรมประมวลผลคำ            ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับวินโดวส์ (Microsoft Windows)           คอมพิวเตอร์ได้รับการพัฒนาให้ก้าวหน้าามากขึ้นโดยลำดับ ทั้งทางด้านเทคโนโลยีและโปรแกรมคำสั่ง การทำงานด้วยคำสั่งดอส (DOS)  ซึ่งได้รับความนิยมแต่ดั้งเดิมเป็นสิ่งที่หลายคนมองว่ามีข้อจำกัดหลายอย่าง เพราะผู้ที่จะใช้โปรแกรมได้ต้องจดจำคำสั่งมากมาย  ขาดความยืดหยุ่นในการสร้างเครือข่าย และทำงานได้ครั้งละ 1 งานเท่านั้น ดังนั้นจึงได้มีการพัฒนาระบบปฏิบัติการขึ้นมา ใหม่เพื่อใช้งานแทนระบบดอส ซึ่งก็มีระบบปฏิบัติการหลายชนิด แต่ที่กำลังได้รับความนิยมมากในปัจจุบันคือ โปรแกรมวินโดวส์  (Microsoft Windows) หรือเรียกสั้นๆ ว่า วินโดวส์           วินโดวส์ (Windows) คือ โปรแกรมระบบปฏิบัติการประเภทหนึ่งที่ติดต่อกับผู้ใช้งานด้วยรูปภาพหรือสัญลักษณ์  ทำให้ใช้งานได้ง่ายขึ้นเพราะไม่ต้องจดจำคำสั่งต่างๆ เหมือนกับดอส โปรแกรมวินโดวส์จะเข้าไปควบคุมระบบการ ทำงานของคอมพิวเตอร์ ไม่ว่าจะเป็นการแสดงผลบนหน้าจอ การป้อนข้อมูลด้วยคีย์บอร์ดหรือเมาส์ กาเก็บข้อมูล รูปภาพหรือตัวอักษรจนถึงขั้นการพิมพ์งานออกมาทางเครื่องพิมพ์ ความหมายของการประมวลผลคำ            การประมวลผลคำ  หรือ Word  Processing  คือ การนำคำหลาย ๆ คำมาเรียงกันให้อยู่ในรูปแบบที่กำหน ด  ซึ่งเราสามารถกำหนดได้ว่าจะให้มีกี่ตัวอักษรต่อหนึ่งบรรทัด  หรือหน้าละกี่บรรทัด  กั้นระยะหน้าระยะหลังเท่าใด   และสามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้อย่างสะดวกจนกว่าจะพอใจแล้วจึงสั่งพิมพ์เอกสารนั้น ๆ ออกมากี่ชุดก็ได้  โดยทุกชุดที่ ออกมาจากเครื่องพิมพ์จะเหมือนกันทุกประการ  เสมือนกับการถ่ายเอกสารหรือการก๊อปปี้  แต่ความจริงแล้ว เอกสารทุกแผ่นจะถูกพิมพ์ออกมาจากเครื่องพิมพ์อย่างสวยงามและประณีต  เพราะปราศจากร่องรอยของการขูดลบ ใด ๆ และนั่นย่อมหมายถึงการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการทำงาน  โดยเราจะต้องทำการพิมพ์ข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งอาจ เป็นเอกสาร  บทความ  รายงาน  จดหมาย ฯลฯ  เข้าไปเก็บไว้ในหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์  หลังจากนั้น เราสามารถใช้คำสั่งต่าง ๆ เข้าไปจัดการแก้ไข  ดัดแปลง  หรือเพิ่มเติมข้อมูลเหล่านั้นได้ตลอดเวลา  โปรแกรม  (Program) หรือชุดคำสั่งที่ทำให้เราสามารถทำงานกับเอกสารและสั่งงานต่าง ๆ นี้ได้  มีชื่อเรียกว่า  โปรแกรม เวิร์ดโปรเซสซิ่ง(Word  Processing) หรือโปรแกรมประมวลผลคำ คุณลักษณะของโปรแกรมประมวลผลคำที่ดี                      1.  มีระบบขอความช่วยเหลือ  (Help)  โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรจะมีระบบขอความช่วยเหลือที่จะคอยช่วยให้คำแนะนำช่วยเหลือให้ผู้ใช้สามารถ ทำงานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว  เช่น  หากเกิดปัญหากับการใช้งาน  หรือสงสัยเกี่ยวกับวิธีการใช้งาน   แทนที่จะต้องเปิดหาในหนังสือคู่มือการใช้งานของโปรแกรม  ก็สามารถขอความช่วยเหลือจากโปรแกรมได้ทันที              2.  มีระบบอัตโนมัติ  โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรจะมีระบบอัตโนมัติที่จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานกับ เอกสารได้อย่างสะดวกสบายมากขึ้น  เช่น  การตรวจสอบคำผิดอัตโนมัติ  (Spell)  การจัดรูปแบบอัตโนมัติ   (Auto Format)  การแก้ไขอัตโนมัติ  (Auto Correct)  มีระบบใส่ข้อความอัตโนมัติ  ตรวจสอบการสะกด คำผิดได้ทั้งภาษาไทย  และอังกฤษ  เป็นต้น               3. การใช้ข้อมูลร่วมกันกับโปรแกรมอื่นๆได้โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรจะมีความสามารถในการทำ งานที่สร้างด้วยโปรแกรมอื่น ๆ มาใช้งานร่วมกับโปรแกรมได้  เช่น  การแทรกภาพ  อักษรศิลป์  สัญลักษณ์   ผังองค์กร  กราฟ ฯลฯ  เป็นต้น  นอกจากนี้ควรมีความสามารถในการดึงเอกสารจากโปรแกรม  Word Processing   อื่น ๆ เข้ามาใช้งานโปรแกรมได้          4. เรียนรู้การใช้งานได้ง่าย การเรียนรู้วิธีการใช้งานโปรแกรม  ไม่ควรจะต้องใช้เวลานานเกินไปสำหรับการเรียน รู้ควรมีบทเรียนช่วยสอนหรือการสาธิต(Demo)เกี่ยวกับขั้นตอนต่าง ๆ ในการใช้งานของโปรแกรมเพื่อให้สามารถ เรียนรู้การใช้งานโปรแกรมได้อย่างรวดเร็ว               5.  มีระบบการค้นหาและแทนที่คำโปรแกรมประมวลผลคำที่ดี ควรจะมีระบบการค้นหาและการแทนที่คำ   เพื่อให้ผู้ใช้สามารถที่จะทำการค้นหาคำเพื่อทำการแก้ไข หรือทำการแทนที่ได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น               6. จัดรูปแบบเอกสารได้สะดวกโปรแกรมประมวลผลคำที่ดี  ควรจะมีเรื่องมือที่ช่วยให้การจัดรูปแบบของ เอกสารได้สะดวกและรวดเร็ว  ซึ่งควรจะมีความสามารถที่จะจัดรูปแบบได้รวดเร็ว  มีขั้นตอนในการจัดรูปแบบที่ไม่ยุ่งยาก   7. กำหนดรูปแบบตัวอักษรได้หลายแบบ  หลายขนาดโปรแกรมประมวลผลคำที่ดี  ควรจะมีคุณสมบัติใน การเปลี่ยนแปลง  และกำหนดรูปแบบของตัวอักษร  และขนาดของตัวอักษรได้หลายรูปแบบ  รวมทั้งตัวอักษรพิเศษต่าง ๆ ที่ไม่มีบนแป้นพิมพ์ด้วย ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ 1. การจัดเก็บเอกสาร                         การจัดเก็บเอกสารที่พิมพ์ขึ้นด้วยกระดาษนั้นอาจจะเกิดการสูญหาย  หรือฉีกขาดได้ง่าย   แต่การจัดเก็บเอกสารในรูปของไฟล์ข้อมูลคอมพิวเตอร์นั้นข้อมูลต่าง ๆ จะอยู่ครบถ้วน  ตราบเท่าที่สื่อที่ใช้ใน การเก็บบันทึกข้อมูล  เช่น  ดิสก์เกตต์  ฮาร์ดดิสก์  แผ่นซีดี  ฯลฯ  อยู่ในสภาพที่ดีและสมบูรณ์                2. การค้นหาและเรียกใช้ข้อมูล  โปรแกรมประมวลผลคำจะมีความสามารถในการค้นหาข้อความ  หรือคำ  ที่เราต้องการได้อย่างรวดเร็ว   และยังสามารถค้นหาข้อความหรือคำและแทนที่ด้วยข้อความหรือคำใหม่ได้โดยอัตโนมัติ  ตลอดจนการ เรียกใช้แฟ้มข้อมูลก็ทำได้โดยง่ายและสะดวก  เพียงแต่ทราบชื่อไฟล์และตำแหน่งที่จัดเก็บก็สามารถเรียก ใช้ไฟล์ได้โดยสะดวกรวดเร็วไม่ยุ่งยากเหมือนกับการค้นหาและเรียกใช้งานเอกสารธรรมดา  ซึ่งช่วยให้ประหยัด เวลาและค่าใช้จ่าย 3. การทำสำเนา                   การทำสำเนาเอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดจะต้องใช้กระดาษคาร์บอน  และสามารถทำสำเนาได้ เพียงครั้งละ  3 – 4 แผ่นเท่านั้น  ในขณะที่การทำสำเนาด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถทำได้อย่างไม่จำกัด   และทุกสำเนามีความชัดเจนเท่าเทียมกัน 4. การเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสาร                  การพิมพ์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีด  มักจะมีการพิมพ์ผิดอยู่เสมอ ๆ ทำให้เสียเวลาในการแก้ไข เอกสาร  ซึ่งเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยุ่งยาก  นอกจากนี้เอกสารที่พิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดก็ไม่สวยงามเท่าที่ควร   เพราะอาจปรากฏร่องรอยของการขูดลบ  แต่ถ้าใช้คอมพิวเตอร์ในการพิมพ์เอกสาร  ปัญหาต่าง ๆ เหล่านี้ก็จะ หมดไป  ซึ่งจะช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย 5. การจัดรูปแบบเอกสาร                  โปรแกรมประมวลผลคำ  มีความสามารถในการจัดรูปแบบเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่น   การกั้นระยะหน้า – ระยะหลัง  การใส่ข้อความหัวกระดาษท้ายกระดาษ การจัดเอกสารแบบหลายคอลัมน์  การจัดรูปแบบอัตโนมัติ  (Auto Format) ฯลฯ  ช่วยให้เกิดความสะดวกในการทำงานเหนือกว่าการทำงานบนเอกสารธรรมดา ๆ การใช้เมาส์           เมาส์ ถือเป็นอุปกรณ์ที่สำคัญและจำเป็นมากในการใช้งานโปรแกรม Windows เพราะเมาส์จะเป็น อุปกรณ์อำนวยความสะดวกในการใช้งานต่างๆ เช่น เปิด - ปิดโปรแกรม, เปิดเมนูคำสั่ง, คลิกปุ่มคำสั่งใน ไดอะล็อกบ็อกซ์ เป็นต้น มีงานมากมายที่ใช้เมาส์ในการออกคำสั่ง ดังนั้นจึงมีการใช้เมาส์ในหลายลักษณะ  นักเรียนจึงจำเป็นที่จะต้องเรียนรู้คำสั่งต่างๆ ในการใช้เมาส์ที่ถูกต้องด้วย ส่วนประกอบของเมาส์           เมาส์ที่ส่วนประกอบสำคัญคือ ตัวถังหรือตัวที่เราจับใช้งาน ซึ่งประกอบด้วยเมาส์ปุ่มซ้ายและเมาส์ปุ่มขวา  ภายในตัวเมาส์จะมีลูกยางกลมๆ เป็นส่วนที่หมุนไปมาเวลาขยับเมาส์ เพื่อบังคับทิศทางของเมาส์พอยเตอร์ (Mouse Pointer) บนจอภาพ การคลิกเมาส์           ศัพท์ที่พบในการใช้เมาส์ เช่น การเลือกใช้เมนูหรือคำสั่งบนหน้าจอ การลาก หรือเคลื่อนย้ายวัตถุบนหน้าจอ           คลิก (Click) เป็นการเลื่อนตัวชี้เมาส์หรือเรียกอีกอย่างว่า "เมาส์พอยเตอร์" (Mouse Pointer) ไปชี้ที่วัตถุ  หรือเมนูที่ต้องการแล้วกดปุ่มทางซ้ายของเมาส์ 1 ครั้ง แล้วปล่อย ใช้ในการเลือกวัตถุ หรือคำสั่งจากเมนูบาร์ (Menu Bar)           ดับเบิ้ลคลิก (Double Click) เป็นการเลื่อนตัวชี้เมาส์ไปที่วัตถุ (Object) ที่ต้องการแล้วกดปุ่มทางซ้าย  2 ครั้ง ติดต่อกันอย่างรวดเร็วอย่าเว้นช่องว่าง ใช้ในการเปิด หรือปิดหน้าต่าง หรือใช้ในการเปิดโปรแกรม โดยการ ดับเบิ้ลคลิกที่รูปภาพสัญลักษณ์บนหน้าจอ           แดรก (Drag) คือ การลากหรือเคลื่อนย้ายวัตถุ (Object) โดยการเลื่อนตัวชี้เมาส์มาที่วัตถุที่ต้องการแล้ว ปล่อยนิ้วจากปุ่มที่กดค้างไว้ ใช้ในการย้ายวัตถุต่างๆ บนหน้าจอ การกดปุ่มเมาส์ด้านซ้าย เราจะเรียกว่า "คลิกซ้าย" (Left Click) การกดปุ่มเมาส์ด้านขวา เราจะเรียกว่า "คลิกขวา" (Right Click) ส่วนประกอบของวินโดวส์           การทำงานกับวินโดวส์เราจะต้องทำงานกับหน้าต่างหรือจอภาพแต่ละจอภาพของโปรแกรมนั้นๆ หน้าต่างของวินโดวส์มีส่วนประกอบต่างๆ ดังต่อไปนี้ แถบชื่อ (Title Bar) เป็นแถบที่ใช้แสดงชื่อโปรแกรมและชื่อเอกสารที่กำลังเปิดใช้งาน กล่องรายการคำสั่ง (Control Menu Box) ใช้ควบคุมหน้าต่าง เช่น ปิด เปิด ย่อ ขยาย เป็นต้น แถบเมนูหรือเมนูบาร์ (Menu Bar) เป็นแถบที่บรรจุเมนูและคำสั่งการใช้งาน แต่ละเมนูจะบรรจุคำสั่งย่อยไว้ภายใน ปุ่มมินิไมซ์ (Minimize Button) เป็นปุ่มที่ใช้ในการย่อหน้าจอให้เล็กลงเป็นไอคอนไปฝังบนทาสก์บาร์ ปุ่มแมกซิไมซ์ (Maximize Button) เป็นปุ่มที่ใช้ในการขยายหน้าจอให้เต็มพื้นที่บนจอภาพ หรือย่อลงเป็นหน้าต่างเล็กๆ ที่สามารถยืดหดได้ ปุ่มปิดโปรแกรม (Close Button) เป็นปุ่มที่ใช้ปิดโปรแกรม แถบเลื่อน (Scroll Bar) เป็นตัวที่ใช้ในการเลื่อนดูข้อมูลส่วนที่เหลือที่ไม่สามารถแสดงให้ดูได้ภายในหน้าจอเดียว บางครั้งอาจเรียกว่า "สกรอลบาร์" แถบสถานะ (Status Bar) เป็นแถบแสดงสถานะ (บอกให้ทราบว่ามีรายการที่แสดงอยู่กี่รายการ) หรือกำลังทำงานโปรแกรมใดอยู่บ้าง แถบเครื่องมือ (Tool Bar) เป็นแถบที่รวบรวมปุ่มคำสั่งที่สามารถใช้งานได้เลย โดยไม่ต้องเข้าไปที่เมนูบาร์ เพียงแค่คลิกที่ปุ่มที่ต้องการเท่านั้น เมนูรายการคำสั่ง (Menu Program) เป็นรายการคำสั่งพื้นฐานที่ตดตั้งอยู่ในโปรแกรมวินโดวส์ ทาสก์บาร์ (Taskbar) เป็นที่พักสำหรับโปรแกรมที่ถูกยุบลงมา   ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word)           Microsoft Word 2000 จัดเป็นโปรแกรมประเภทของการพิมพ์เอกสาร ซึ่งเรียกว่า Word Processor คือ ประมวลผลข้อความตัวอักษร จัดเป็นโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพสูงมาในปัจจุบันและกำลังเป็นที่นิยมกันอย่างแพร่หลาย โปรแกรมนี้มีความสามารถในการจัดพิมพ์เอกสารสิ่พิมพ์ ทำจดหมายเวียน สร้างตาราง รวมถึงการสร้างกราฟได้อีกด้วย           Microsoft Word 2000 เป็นโปรแกรมที่ได้รับการพัฒนามาโดยตลอดตั้งแต่รุ่นแรกหรอืเวอร์ชัน 1.0, 2.0, 6.0 ตามลำดับ สาเหตุที่ข้ามเวอร์ชัน 3, 4 และ 5 ไปก็เนื่องจากว่ายุคนั้นคู่แข่งของ Microsoft Word คือ Word Perfect ได้ออกมาเป็นเวอร์ชัน 5 ทางไมโครซอฟต์เองซึ่งเป็นผู้สร้างโปรแกรมเวิร์ดก็เลยออกตัวเลขเวอร์ชันให้ดูเนือกว่าคู่แข่ง ดังนั้นจึงออกมาเป็นเวอร์ชัน 6.0 และหลังจากเวอร์ชัน 6 ก็เลยมีการเปลี่ยนตัวเลขเวอร์ชันไปเป็น 95, 97 และ 2000 ในปัจจุบัน ซึ่งตลอดระยเวลาของการพัฒนาไมโครซอฟต์เวิร์ดได้ปรับปรุงโฉมหน้าและความาสามรถในการทำงานให้ก้าวหน้ามากขึ้นอย่างไม่หยุดยั้ง ทำให้สำนักงานทั่วไปยอมรับในเรื่องคุณภาพและประสิทธิภาพของโปรแกรม           ประสิทธิภาพของโปรแกรม Microsoft Word 2000 มีข้อเด่นที่แตกต่างจากเวิร์ดรุ่นอื่นๆ ที่ผ่านมาหลายประการ กล่าวโดยสรุปได้ดังนี้           1. สามารถสร้างเอกสารขนาดยาว เช่น ตำรา รายงานประจำปี ได้อย่างสะดวก สามารถสร้างสารบัญ ดัชนีหรือเชิงอรรถได้อัตโนมัติ           2. สร้างชาร์ต (Chart) และสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ได้ง่ายและสวยงาม           3. ตรวจสอบคำผิดอัตโนมัติ           4. แปลงเอกสารเป็นรูปแบบ HTML ใช้กับอินเตอร์เน็ตได้           5. สร้างข้อความให้สามารถเชื่อมโยงไปยังโปรแกรมอื่นๆ ได้           6. ออกแบบสิ่งพิมพ์หรือ Desktop Publishing เช่น จดหมายข่าว ใบปลิวและแผ่นพับได้           7. สร้างจดหมายผนวกหรือ Mail Merge ได้