บทที่ 5

บทที่ 5  เรื่องการตกแต่งเอกสาร 2
วิธีกำหนดกั้นหน้าและกั้นหลัง
          ระยะระหว่างขอบกระดาษถึงข้อความ คือ Margin ใช้เป็นแนวป้องกันไม่ให้ข้อความถูกพิมพ์เกินในพื้นที่ที่กำหนด นอกจากนี้ยังมีวิธีการกำหนดแนวกั้นหน้าและกั้นหลัง เพื่อป้องกันในบางย่อหน้าไม่ให้เกินแนวที่กำหนดไว้ด้วย โดยปกติแล้วกั้นหน้าและกั้นหลังจะอยู่ในแนวเดียวกับ Margin แต่เราสามารถกำหนดในภายหลังได้
          กั้นหน้า คือ แนวป้องกันไม่ให้ข้อความเกินขอบเขตในด้านซ้ายของหน้ากระดาษ ส่วนกั้นหลัง คือ แนวป้องกันไม่ให้ข้อความเกินไปในด้านขวาของหน้ากระดาษ การตั้งกั้นหน้าและกั้นหลัง คือ วิธีการกำหนดขอบเขตของข้อความในแต่ละหน้า เริ่มแรกตัวแทรกข้อความ | จะเริ่มปรากฏขึ้นในตำแหน่งที่เรียกว่ากั้นหน้าเสมอ เมื่อพิมพ์ข้อความไปเรื่อยๆ เมื่อถึงกั้นหลังข้อความก็จะขึ้นบรรทัดใหม่โดยอัตโนมัติ แต่การตั้งกั้นหน้าและกั้นหลังจะมีผลเฉพาะย่อหน้าที่เลือกไว้เท่านั้น ซึ่งวิธีการตั้งกั้นหน้าและกั้นหลังทำได้ดังนี้

1. เปลี่ยนมุมมองให้เป็นมุมมองปกติ (Normal View) หรือมุมมองเค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout View)
2. คลิกเมาส์ที่ย่อหน้าที่ต้องการกำหนดกั้นหน้าและกั้นหลัง
3. คลิกเมาส์ที่สัญลักษณ์การปรับกั้นหน้า  จากนั้นให้ Drag Mouse เพื่อกำหนดกั้นหน้า จะเห็นเส้นประแสดงแนวกั้นหน้า สังเกตว่าข้อความในกั้นหน้าจะไม่เกินแนวที่กำหนดเสมอ
4. คลิกเมาส์ที่สัญลักษณ์การปรับกั้นหลัง  จากนั้นให้ Drag Mouse เพื่อกำหนดกั้นหลัง จะเห็นเส้นประแสดงแนวกั้นหลัง สังเกตว่าข้อความในกั้นหลังจะไม่เกินแนวที่กำหนดเสมอ
5. คลิกเมาส์ที่สัญลักษณ์การปรับระยะของบรรทัดแรก  จากนั้นให้ DRag Mouse เพื่อกำหนดระยะของบรรทัดแรก สังเกตว่าข้อความในบรรทัดแรกจะถูกกำหนดขอบเขตตาม

          หมายเหตุ หากต้องการยกเลิอกการตั้งกั้นหน้า กั้นหลัง และระยะของบรรทัดแรก สามารถทำได้โดยการกดปุ่ม Crtl + Q

การกำหนดระยะห่างระหว่างบรรทัด

1. เปลี่ยนมุมมองให้เป็นมุมมองปกติ (Normal View) หรือมุมมองเค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout View)
2. คลิกเมาส์ที่บรรทัดใดๆ ก็ได้ในย่อหน้าที่ต้องการ
3. คลิกเมาส์เลือกเมนู Format เลือกคำสั่ง Paragraph (รูปแบบ > ย่อหน้า)

     4.   คลิกแท็บ Indent and Spacing (การเยื้องและระยะห่าง)
     5.   กำหนดระยะห่างระหว่างบรรทัดใน Line Space โดยมีรายละเอียดดังนี้
           - Single (1 บรรทัด) หมายถึงกหนดให้เป็นแบบปกติ
           - 1.5 Lines (1.5 บรรทัด) หมายถึงให้เพิ่มระยะห่างระหว่างบรรทัดเป็น 1.5 เท่าของระยะปกติ
           - Double (2 บรรทัด) หมายถึงให้เพิ่มระยะห่างระหว่างบรรทัดเป็น 2 เท่าของระยะปกติ
           - At Least (อย่างน้อย) หมายถึงให้ลดระยะห่างระหว่างบรรทัดให้มีระยะน้อยที่สุด
           - Exactly (ค่าแน่นอน) เราต้องระบุระยะห่างีะหว่างบรรทัดด้วยตัวเอง โดยกำหนดระยะห่างเป็นจำนวน Point (Pt) ในช่อง At
           - Multiple (หลายบรรทัด) เราต้องระบุระยะห่างระหว่างบรรทัดเป็นจำนวนเท่าของระยะปกติ
     6.   คลิกปุ่ม OK
การกำหนดระยะห่างระหว่างย่อหน้า
          เอกสารบางอย่างจำเป็นต้องเว้นช่องว่างในแต่ละย่อห้าให้กว้างกว่าปกติ เพื่อให้ผู้อ่านสามารถเห็นข้อความในแต่ละย่อหน้าชัดเจน ซึ่งจะทำให้เอกสารดูน่าอ่านขึ้น MS Wrod สามารถเปลี่ยนระยะห่างระหว่างย่อหน้าได้ 2 วิธี คือ

1. ปรับระยะห่างระหว่างย่อหน้าที่แล้วกับย่อหน้าในปัจจุบัน (Before) วิธีนี้จะเป็นการปรับระยะห่างของย่อหน้า จากนั้นค่อยใส่ข้อความในย่อหน้าใหม่ลงไป
2. ปรับระยะห่างระหว่างย่อหน้าปัจจุบันกับย่อหน้าถัดไป (After) วิธีนี้จะปรับระยะห่างหลังจากได้ใส่ข้อความในย่อหน้านี้เสร็จเรียบร้อยแล้ว

          การกำหนดระยะห่างระหว่างย่อหน้ามีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกเมาส์ที่บรรทัดใดๆ ก็ได้ในย่อหน้าที่ต้องการ
2. คลิกเมาส์เลือกเมนู Format เลือกคำสั่ง Paragraph (รูปแบบ > ย่อหน้า)
3. กำหนดระยะห่างระหว่างย่อหน้า โดยกำหนดที่กรอบ Spacing

          - Before : เพิ่มระยะห่างระหว่างย่อหน้าที่แล้ว
          - After : เพิ่มระยะห่างระหว่างย่อหน้าถัดไป
     4.  คลิกเมาส์ปุ่ม OK  

การตั้ง Tab และการยกเลิก Tab

          การกำหนด Tab เป็นการเพิ่มความสะดวกในการกรอกข้อมูลในแต่ละบรรทัดให้ตรงกัน ถ้ากดปุ่ม Tab 1 ครั้ง จะทำให้ Cursor เลื่อนไปตามระยะที่กำหนดไว้ สัญลักษณ์ Tab มีดังนี้
                    Left Tab          กำหนดให้ต้นข้อความ (ด้านซ้าย) อยู่ในแนวเดียวกับ Left Tab
                    Right Tab       กำหนดให้ท้ายข้อความ (ด้านขวา) อยู่ในแนวเดียวกับ Right Tab
                   Center Tab    กำหนดให้กึ่งกลางของข้อความอยู่ในแนวเดียวกับ Center Tab
                   Decimal Tab กำหนดให้จุดทศนิยมอยู่ในแนวเดียวกับ Decimal Tab
                     Bar Tab          เป็นการใส่เส้น ณ ตำแหน่ง Bar Tab
          การตั้ง Tab ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เปลี่ยนมุมมองให้เป็นมุมมองปกติ (Normal View) หรือมุมมองเค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout View)
2. คลิกที่มุมข้างไม้บรรทัด จนเกิดสัญลักษณ์แสดง Tab ที่ต้องการ (หากไม่เห็นไม้บรรทัดให้คลิกเมนู View เลือกคำสั่ง Ruler)
3. หากต้องการตั้ง Tab ที่ตำแหน่งอื่นอีก ให้คลิกที่มุมไม้บรรทัดจนได้ Tab ตามที่ต้องการ
4. ทดสอบการใช้งาน โดยกดคีย์บอร์ดปุ่ม Tab ตัวแทรกข้อความจะเลื่อนไปยังตำแหน่งที่ได้ตั้ง Tab ไว้

          การยกเลิก Tab ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลื่อนเมาส์ไปวางไว้เหนือสัญลักษณ์ Tab ที่ได้สร้างไว้บนไม้บรรทัด
2. Drag Mouse ออกจากไม้บรรทัด Tab หยุดนั้นๆ จะถูกลบทันที สังเกตว่าสัญลักษณ์ Tab ก็จะหายไปด้วย

---