บทที่ 2

โปรแกรมประมวลผลคำ

บทที่  2  การเริ่มต้นใช้งานโปรแกรมประมวลผลคำ            เริ่มใช้งาน Microsoft Word จากปุ่ม Start           1. ลากตัวชี้เมาส์มาที่ปุ่ม Start แล้วคลิดเมาส์ปุ่มซ้าย           2. เลื่อนตัวชี้เมาส์ขึ้นมาที่คำว่า Programs จะมีเมนูเพิ่มขึ้นมาทางด้านขวา           3. เลื่อนตัวชี้เมาส์เข้ามาที่เมนูทางด้านขวา หาคำว่า Microsoft Word คลิกเมาส์ 1 ครั้ง ดังตัวอย่าง            เริ่มใช้งาน Microsoft Word จากรายการ Run ...           1. คลิกปุ่ม Start และเลือก Run ...           2. จะปรากฏกรอบติดต่อผู้ใช้หรือไดอะล็อกบ็อกซ์ (Dialog Box) Run ขึ้นมา           3. พิมพ์ C:\MSOffice\Winword\Winword.exe และคลิกปุ่ม OK การแสดงและซ่อนแถบเครื่องมือ           แถบเครื่องมือ (Toolbar) เป็นแถบที่ใช้เก็บปุ่มคำสั่งต่างๆ ซึ่งมีอยู่หลายแถบด้วยกันแต่จะไม่แสดงให้เห็นหมดในครั้งแรก โดยปกติจะแสดงให้เห็นเพียงแค่ 2 แถบคือแถบเครื่องมือมาตรฐาน (Standard) และแถบเครื่องมือจัดรูปแบบตัวอักษร (Formatting ) แต่เราสามารถสั่งให้แสดงแถบเครื่องมืออื่นๆ เพิ่มเข้ามา หรือยกเลิกการแสดงแถบเครื่องมือได้           การแสดงแถบเครื่องมือ           1. คลิกที่เมนู View แล้วเลื่อนเมาส์ไปที่คำสั่งToolbars หรือคลิกเมาส์ปุ่มขวาที่บริเวณแถบเครื่องมือใดๆ ก็ได้ จะพบชื่อของแถบเครื่องมือต่างๆ ดังรูป           2. จะพบรายชื่อเครื่องมือทั้งหมด ซึ่งโดยปกติโปรแกรม Microsoft Word จะเลือกเครื่องมือไว้ให้ 2 แถบคือ แถบเครื่องมือมาตรฐาน (Standard) และแถบเครื่องมือจัดรูปแบบตัวอักษร (Formatting ) ซึ่งจะมีเครื่องหมายถูกอยู่หน้าคำสั่งนั้น และถ้าต้องการเครื่องมืออื่นเพิ่มให้คลิกตรงชื่อเครื่องมือนั้น จะมีเครื่องหมายถูกขึ้น           การซ่อนแถบเครื่องมือ           1. คลิกที่เมนู View แล้วเลื่อนเมาส์ไปที่คำสั่งToolbars หรือคลิกเมาส์ปุ่มขวาที่บริเวณแถบเครื่องมือใดๆ ก็ได้           2. คลิกที่แถบชื่อเครื่องมือที่มีเครื่องหมายถูก การเปลี่ยนแถบเครื่องมือจากภาษาไทยเป็นภาษาอังกฤษการแสดงและซ่อนแถบเครื่องมือ           แถบเครื่องมือ (Toolbar) เป็นแถบที่ใช้เก็บปุ่มคำสั่งต่างๆ ซึ่งมีอยู่หลายแถบด้วยกันแต่จะไม่แสดงให้เห็นหมดในครั้งแรก โดยปกติจะแสดงให้เห็นเพียงแค่ 2 แถบคือแถบเครื่องมือมาตรฐาน (Standard) และแถบเครื่องมือจัดรูปแบบตัวอักษร (Formatting ) แต่เราสามารถสั่งให้แสดงแถบเครื่องมืออื่นๆ เพิ่มเข้ามา หรือยกเลิกการแสดงแถบเครื่องมือได้           การแสดงแถบเครื่องมือ           1. คลิกที่เมนู View แล้วเลื่อนเมาส์ไปที่คำสั่งToolbars หรือคลิกเมาส์ปุ่มขวาที่บริเวณแถบเครื่องมือใดๆ ก็ได้ จะพบชื่อของแถบเครื่องมือต่างๆ ดังรูป           2. จะพบรายชื่อเครื่องมือทั้งหมด ซึ่งโดยปกติโปรแกรม Microsoft Word จะเลือกเครื่องมือไว้ให้ 2 แถบคือ แถบเครื่องมือมาตรฐาน (Standard) และแถบเครื่องมือจัดรูปแบบตัวอักษร (Formatting ) ซึ่งจะมีเครื่องหมายถูกอยู่หน้าคำสั่งนั้น และถ้าต้องการเครื่องมืออื่นเพิ่มให้คลิกตรงชื่อเครื่องมือนั้น จะมีเครื่องหมายถูกขึ้น           การซ่อนแถบเครื่องมือ           1. คลิกที่เมนู View แล้วเลื่อนเมาส์ไปที่คำสั่งToolbars หรือคลิกเมาส์ปุ่มขวาที่บริเวณแถบเครื่องมือใดๆ ก็ได้           2. คลิกที่แถบชื่อเครื่องมือที่มีเครื่องหมายถูก การเปลี่ยนแถบเครื่องมือจากภาษาไทยเป็นภาษาอังกฤษ          1. ลากตัวชี้เมาส์มาที่ปุ่ม Start แล้วคลิกเมาส์ปุ่มซ้าย           2. เลื่อนตัวชี้เมาส์ขึ้นมาที่คำว่า Programs จะมีเมนูเพิ่มขึ้นมาทางด้านขวา           3. เลื่อนตัวชี้เมาส์เข้ามาที่เมนูทางด้านขวา หาคำว่า Office 97 Language Switcher คลิกเมาส์ 1 ครั้งจะได้กรอบหน้าต่างดังรูป           4. คลิกเมาส์เลือกภาษาที่ต้องการ การเปิดเอกสาร           การเปิดเอกสารหรือแฟ้มข้อมูล (File) เป็นการเรียกเอกสารขึ้นมาเพื่อทำงานใหม่ เช่น การพิมพ์งาน การแก้ไขงานเดิมหรือการปรับปรุงเอกสาร เป็นต้น           การเปิดเอกสารใหม่           1. คลิกที่เมนู File บนแถบเมนู           2. เลือกคำสั่ง New หรือกดปุ่ม Ctrl + N หรือคลิกที่ไอคอน            การเปิดเอกสารเก่า           1. คลิกที่เมนู File บนแถบเมนู           2. เลือกคำสั่ง Open หรือกดปุ่ม Ctrl + O หรือคลิกที่ไอคอน  จะได้กรอบโต้ตอบ Open ดังรูป           3. คลิกเมาส์เลือกที่เก็บไฟล์ที่ต้องการที่ช่อง Look in           4. คลิกเมาส์เลือกชื่อไฟล์ที่ต้องการเปิด           5. คลิกปุ่ม Open ถ้าต้องการเปิดไฟล์ หรือคลิกปุ่ม Cancel ถ้าต้องการยกเลิกคำสั่ง การบันทึก (Save) เอกสาร           การบันทึกเอกสาร (Save) หมายถึง การจัดเก็บเอกสารที่ได้สร้างไว้ลงในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ ซึ่งอาจจะเป็นแผ่นดิสก์ ฮาร์ดดิสก์หรืออุปกรณ์บันทึกข้อมูลอื่นๆ ก็ได้ ข้อมูลที่ถูกบันทึกจะอยู่ในรูปของแฟ้มข้อมูลอิเลคทรอนิกส์หรือไฟล์ ขนาดจะใหญ่หรือเล็กก็ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่พิมพ์           การบันทึกเอกสารมีวิธีปฏิบัติดังนี้           1. คลิกที่เมนู File           2. เลื่อนเมาส์ไปที่คำสั่ง Save หรือ Save As ... แล้วคลิก หรือคลิกที่ปุ่ม  หรือใช้ปุ่ม Ctrl + S จะได้กรอบโต้ตอบ Save As ...           3. ในกรอบโต้ตอบ Save As ... จะมีช่องต่างๆ ให้เลือกที่สำคัญ คือ                - Save in มีไว้เพื่อเลือกโฟลเดอร์หรือสถานที่ที่จะบันทึกข้อมูลไว้ เช่น Desktop, Drive C: เป็นต้น                - File name เป็นช่องสำหรับตั้งชื่อไฟล์                - Save as type เป็นช่องกำหนดลักษณะของไฟล์หรือนามสกุลไฟล์           4. หลังจากกำหนดทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม Save เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล หรือคลิกปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิกคำสั่ง           หมายเหตุ ในกรณีที่เคยบันทึก (Save) ไฟล์นี้ไว้แล้ว และใช้คำสั่ง File / Save หรือคลิกที่ปุ่ม  เพื่อทำการบันทึกซ้ำอีกจะไม่ปรากฏกรอบโต้ตอบ Save as ... การขอความช่วยเหลือจาก Office Assistant           1. คลิกเมาส์ที่ปุ่ม  จะปรากฏกรอบโต้ตอบ ดังรูป           2. กรอกคำถามในกรอบแสดงข้อความ           3. คลิกเมาส์ที่ปุ่ม Search           4. คลิกเมาส์เลือกหัวข้อที่ต้องการทราบ           1. ลากตัวชี้เมาส์มาที่ปุ่ม Start แล้วคลิกเมาส์ปุ่มซ้าย           2. เลื่อนตัวชี้เมาส์ขึ้นมาที่คำว่า Programs จะมีเมนูเพิ่มขึ้นมาทางด้านขวา           3. เลื่อนตัวชี้เมาส์เข้ามาที่เมนูทางด้านขวา หาคำว่า Office 97 Language Switcher คลิกเมาส์ 1 ครั้งจะได้กรอบหน้าต่างดังรูป           4. คลิกเมาส์เลือกภาษาที่ต้องการ การเปิดเอกสาร           การเปิดเอกสารหรือแฟ้มข้อมูล (File) เป็นการเรียกเอกสารขึ้นมาเพื่อทำงานใหม่ เช่น การพิมพ์งาน การแก้ไขงานเดิมหรือการปรับปรุงเอกสาร เป็นต้น           การเปิดเอกสารใหม่           1. คลิกที่เมนู File บนแถบเมนู           2. เลือกคำสั่ง New หรือกดปุ่ม Ctrl + N หรือคลิกที่ไอคอน            การเปิดเอกสารเก่า           1. คลิกที่เมนู File บนแถบเมนู           2. เลือกคำสั่ง Open หรือกดปุ่ม Ctrl + O หรือคลิกที่ไอคอน  จะได้กรอบโต้ตอบ Open ดังรูป           3. คลิกเมาส์เลือกที่เก็บไฟล์ที่ต้องการที่ช่อง Look in           4. คลิกเมาส์เลือกชื่อไฟล์ที่ต้องการเปิด           5. คลิกปุ่ม Open ถ้าต้องการเปิดไฟล์ หรือคลิกปุ่ม Cancel ถ้าต้องการยกเลิกคำสั่ง การบันทึก (Save) เอกสาร           การบันทึกเอกสาร (Save) หมายถึง การจัดเก็บเอกสารที่ได้สร้างไว้ลงในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ ซึ่งอาจจะเป็นแผ่นดิสก์ ฮาร์ดดิสก์หรืออุปกรณ์บันทึกข้อมูลอื่นๆ ก็ได้ ข้อมูลที่ถูกบันทึกจะอยู่ในรูปของแฟ้มข้อมูลอิเลคทรอนิกส์หรือไฟล์ ขนาดจะใหญ่หรือเล็กก็ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่พิมพ์           การบันทึกเอกสารมีวิธีปฏิบัติดังนี้           1. คลิกที่เมนู File           2. เลื่อนเมาส์ไปที่คำสั่ง Save หรือ Save As ... แล้วคลิก หรือคลิกที่ปุ่ม  หรือใช้ปุ่ม Ctrl + S จะได้กรอบโต้ตอบ Save As ...           3. ในกรอบโต้ตอบ Save As ... จะมีช่องต่างๆ ให้เลือกที่สำคัญ คือ                - Save in มีไว้เพื่อเลือกโฟลเดอร์หรือสถานที่ที่จะบันทึกข้อมูลไว้ เช่น Desktop, Drive C: เป็นต้น                - File name เป็นช่องสำหรับตั้งชื่อไฟล์                - Save as type เป็นช่องกำหนดลักษณะของไฟล์หรือนามสกุลไฟล์           4. หลังจากกำหนดทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม Save เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล หรือคลิกปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิกคำสั่ง           หมายเหตุ ในกรณีที่เคยบันทึก (Save) ไฟล์นี้ไว้แล้ว และใช้คำสั่ง File / Save หรือคลิกที่ปุ่ม  เพื่อทำการบันทึกซ้ำอีกจะไม่ปรากฏกรอบโต้ตอบ Save as ... การขอความช่วยเหลือจาก Office Assistant           1. คลิกเมาส์ที่ปุ่ม  จะปรากฏกรอบโต้ตอบ ดังรูป           2. กรอกคำถามในกรอบแสดงข้อความ           3. คลิกเมาส์ที่ปุ่ม Search           4. คลิกเมาส์เลือกหัวข้อที่ต้องการทราบการออกจากโปรแกรม Microsoft Word           สามารถทำได้หลายวิธีดังนี้           1. คลิกที่เมนู File เลือกคำสั่ง Exit           2. คลิกปุ่ม Close Button ที่อยู่มุมบนด้านขวาของจอภาพ            3. ดับเบิ้ลคลิกที่คอนโทรลเมนู            4. กดปุ่ม Alt ค้างไว้ แล้วกดปุ่ม F4 หลังจากนั้นปล่อยปุ่ม Alt และ F4 พร้อมกัน