บทที่ 3

บทที่  3  : การสร้างเอกสารง่ายๆ ด้วย Microsoft Word
มุมมองแบบต่างๆ ของโปรแกรม Microsoft Word

          ก่อนการใช้งานโปรแกรม Micrsoft Word เราจำเป็นต้องทราบก่อนว่าโปรแกรม Microsoft Word มีรูปร่างหน้าตาอย่างไร สามารถแสดงหน้าตาได้กี่แบบ เราเรียกหน้าตาที่แตกต่างกันนี้ว่า View (วิว) หรือมุมมอง มุมมองแต่ละแบบที่หน้าตาที่แตกต่างกัน และจุดประสงค์การใช้งานก็ยังแตกต่างกันอีกด้วย
          มุมมองที่ 1 มุมมองปกติ (Normal View)
          เป็นมุมมองปกติที่เราใช้งานอยู่เป็นประจำ เราสามารถกรอกข้อความ เปลี่ยนรูปแบบตัวอักษร จัดหน้า ใส่ตัวเลขลงในข้อความได้ แต่ในมุมมองนี้จะไม่แสดงบางอย่างที่ไม่จำเป็นต่อการกรอกข้อความ เช่น เลขหน้า ตัวเลขแสดงจำนวนบรรทัด หัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ ดังนั้น จึงสามารถแสดงข้อมูลบนหน้าจอได้เร็วขึ้น ซึ่งเหมาะกับการทำงานทั่วๆ ไป

          การเลือกมุมมองแบบนี้ทำได้ 2 วิธีคือ
          1. คลิกเมาส์ที่เมนู View แล้วเลือก Normal ดังนี้ 
          2. คลิกเมาส์ที่ปุ่มมุมมอง Normal View ที่ด้านล่างซ้ายของโปรแกรม

          มุมมองที่ 2 มุมมองเหมือนพิมพ์ (Page Layout View)
          มุมมองนี้จะแสดงข้อมูลทุกอย่างให้เห็นทั้งหมดเหมือนกับเอกสารที่จะพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ (Printer) จริง ในมุมมองนี้จะแสดงหัวกระดาษ ท้ายกระดาษ เลขหน้า รูปภาพ ระยะจากขอบกระดาษและสิ่งอื่นๆ ที่มุมมองอื่นสามารถแสดงให้เห็นได้ แต่มีข้อเสียคือมุมมองนี้จะทำงานได้ช้ากว่ามุมมองอื่นๆ เพราะต้องแสดงข้อมูลมากกว่า

          การเลือกมุมมองแบบนี้ทำได้ 2 วิธีคือ
          1. คลิกเมาส์ที่เมนู View แล้วเลือก Page Layout ดังนี้ 
          2. คลิกเมาส์ที่ปุ่มมุมมอง Page Layout View ที่ด้านล่างซ้ายของโปรแกรม

          มุมมองที่ 3 มุมมองโครงร่าง (Outline View)
          มุมมองนี้จะแสดงเฉพาะข้อความอย่างเพียงเดียว เราจะไม่เห็นภาพ ตาราง หรือส่วนประกอบอื่นๆ ในมุมมองนี้เลยนอกจากข้อความ ประโยชน์ของมุมมองนี้คือ ใช้สำหรับจัดลำดับของหัวข้อได้ง่ายและชัดเจนกว่ามุมมองอื่น เช่น เราสามารถกำหนดหัวข้อใหญ่ หัวข้อย่อย หรือเนื้อความให้ง่ายๆ ด้วยการลากเมาส์เท่านั้น มุมมองนี้จึงเหมาะสำหรับนำมาใช้ในการสร้างเอกสารที่มีโครงสร้างของเอกสารที่ซับซ้อน เช่น นิพนธ์ หรือแต่งหนังสือทั้งเล่ม

          การเลือกมุมมองแบบนี้ทำได้ 2 วิธีคือ
          1. คลิกเมาส์ที่เมนู View แล้วเลือก Outline ดังนี้ 
          2. คลิกเมาส์ที่ปุ่มมุมมอง Outline View ที่ด้านล่างซ้ายของโปรแกรม

          มุมมองที่4 มุมมองเค้าโครงออนไลน์ (Online Layout View)
          มุมมองนี้จะคล้ายกับมุมมองเหมือนพิมพ์ (Page Layout View) แต่จะสามารถอ่านเอกสารได้ดีขึ้น ข้อความที่แสดงจะมีขนาดใหญ่ขึ้น ทำให้อ่านได้ง่ายขึ้น

          การเลือกมุมมองแบบนี้ทำได้ 2 วิธีคือ
          1. คลิกเมาส์ที่เมนู View แล้วเลือก Online Layout ดังนี้ 
          2. คลิกเมาส์ที่ปุ่มมุมมอง Online Layout View ที่ด้านล่างซ้ายของโปรแกรม

การกำหนดค่าให้กับเอกสาร

          หลังจากสร้างเอกสารขึ้นมาแล้ว เราจำเป้นต้องกำหนดขนาดกระดาษก่อน เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตรงกับที่เราตั้งใจไว้เมื่อสั่งพิมพ์ไปยังเครื่องพิมพ์ (Printer) เพราะหากกระดาษจริงกับกระดาษที่ตั้งค่าไว้ไม่ตรงกัน งานที่ออกมาก็จะไม่ได้ตามที่เราต้องการ

          การตั้งค่าหน้ากระดาษที่จะกล่าวถึงในหัวข้อนี้เป็นสิ่งที่ต้องปฏิบัติ เราจำเป็นต้องเลือกกระดาษให้ถูกต้อง อีกทั้งต้องพิจารณาระยะห่างระหว่างขอบกระดาษ และแนวการพิมพ์ด้วย ซึ่งวิธีตั้งค่าหน้ากระดาษมีรายละเอียดดังนี้

          คลิกเมาส์ที่เมนู File เลือกคำสั่ง Page Setup ... จะได้กรอบโต้ตอบสำหรับการตั้งค่าต่างๆ คือ

          แท็บ Margins สำหรับกำหนดระยะห่างระหว่างของกระดาษกับตัวอักษรตัวแรกที่พิมพ์ในแต่ละบรรทัด ซึ่งมีค่าต่างๆ ดังนี้

          Top ระยะห่างของขอบกระดาษด้านบน (เซนติเมตร)
          Bottom ระยะห่างของขอบกระดาษด้านล่าง (เซนติเมตร)
          Left ระยะห่างของขอบกระดาษด้านซ้าย (เซนติเมตร)
          Right ระยะห่างของขอบกระดาษด้านขวา (เซนติเมตร)
          Gutter ระยะห่างของกระดาษสำหรับการเข้าเล่มหนังสือ (เซนติเมตร)
          From edge ระยะห่างของขอบกระดาษ (เซนติเมตร)
                                     Header ข้อความของหัวกระดาษ
                                     Footer ข้อความของท้ายกระดาษ
          Mirror margins สร้างขอบกระดาษเหมือนเดิมหลายชุด

          แท็บ Paper Size สำหรับกำหนดขนาดกระดาษที่ใช้

          Paper size เลือกขนาดกระดาษซึ่งมีหลายขนาด เช่น A4, A5, Legal เป็นต้น ซึ่งสามารถสังเกตขนาดกระดาษได้จาก Preview ด้านขวา
          Width ความกว้างของกระดาษ วัดเป็นเซนติเมตรหรือนิ้ว
          Height ความสูงของกระดาษ วัดเป็นเซนติเมตรหรือนิ้ว
          Orientation การวางกระดาษ มี 2 แบบ คือ
                                    Portrait วางในแนวตั้ง
                                    Landscape วางในแนวนอน
          Default ตั้งค่ามาตรฐานตามที่โปรแกรมตั้งมาให้

          แท็บ Paper Source สำหรับกำหนดแหล่งที่มาของกระดาษ

          First page แหล่งที่มาของกระดาษหน้าแรก กำหนดโดยคลิกเมาส์ในช่องด้านล่าง ซึ่งจะมีตัวเลือกให้เลือก คือ Default tray หมายถึง ถาดกระดาษที่โปรแกรมกำหนดเป็นค่ามาตรฐานไว้ หรือการดึงกระดาษแบบอัตโนมัติ
          Other pages แหล่งกระดาษหน้าอื่นๆ กำหนดโดยคลิกเมาส์ในช่องด้านล่าง ซึ่งจะมีตัวเลือกให้เลือกเหมิอนกับที่ First page

          แท็บ Layout สำหรับกำหนดตำแหน่งของข้อความที่จะพิมพ์ ซึ่งมีวิธีการเลือกให้พิมพ์เฉพาะบางหน้า บางบรรทัด หรือเฉพาะส่วนของเอกสารที่เราต้องการได้

          Section start กำหนดพิมพ์หน้าใหม่เสมอทุกครั้งที่สั่งพิมพ์
          Headers and footers กำหนดการพิมพ์หัวกระดาษและท้ายกระดาษ มีให้เลือก 2 ตัวเลือก คือ
                                                          Different odd and even ยกเว้นหน้าที่เลือกและหน้าถัดไปไม่ต้องใส่
                                                          Different first page ยกเว้นหน้าแรกของเอกสารไม่ต้องใส่
          Vertical alignment ตำแหน่งที่วางข้อความในแนวตั้ง
          Line Numbers ใส่หมายเลขบรรทัดแต่ละบรรทัด

การเลือกตัวอักษรและข้อความ

          ก่อนที่เราจะปรับแต่งตัวอักษรหรือข้อความ เช่น เปลี่ยนสีหรือเปลี่ยนขนาดตัวอักษร จำเป็นต้องเลือกก่อนว่าจะปรับแต่งข้อความใดบ้าง โดยปกติข้อความที่ถูกเลือกจะปรากฏแถบดำทับข้อความนั้นไว้

          วิธีเลือกข้อความทำได้หลายแบบ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความถนัดและความเหมาะสมกับงานที่ทำอยู่ วิธีที่นิยมใช้กันทั่วๆป มีดังนี้

          เลือกข้อความโดยการใช้แป้นพิมพ์ (Keyboard)

          1. เลื่อนตัวแทรกข้อความ | ไปยังต้นข้อความที่ต้องการเลือก
          2. กดแป้นพิมพ์ปุ่ม Shift ค้างไว้ พร้อมกับกดปุ่มลูกศรเพื่อเลื่อนตัวแทรกข้อความไปทางด้านขวา จะเห็นแถบดำเลื่อนทับตัวอักษรไปทันที
          3. หากต้องการเลือกทีละคำ ให้กดปุ่ม Crtl พร้อมกับปุ่ม Shift จากนั้นกดปุ่มลูกศรเพื่อเลื่อนตัวแทรกข้อความไปทางขวา จะเห็นแถบดำเลื่อนทับตัวอักษรทีละคำ

          เลือกข้อความโดยการใช้เมาส์ (Mouse)

          1. คลิกเมาส์ที่ต้นข้อความที่ต้องการเลือก
          2. กดปุ่มเมาส์ด้านซ้ายค้างไว้ และลากเมาส์ให้เกิดแถบดำทับข้อความ
          3. ปล่อยปุ่มเมาส์ที่กด เมื่อสิ้นสุดการเลือกข้อความที่ต้องการ
          4. หากต้องการเลือกทีละคำ ให้เลื่อนเมาส์ไปวางไว้เหนือคำที่ต้องการ และดับเบิ้ลคลิก (Double Click) จะเกิดแถบดำทับเฉพาะคำ
          5. หากต้องการเลือกทั้งบรรทัด ให้เลื่อนเมาส์ไปยังพื้นที่ที่เรียกว่า Selection Bar (อยู่ด้านซ้ายของข้อความแต่ละบรรทัด) เมาส์จะเปลี่ยนเป็นรูป คลิกที่บรรทัดที่ต้องการเลือก จะเกิดแถบดำทับข้อความทั้งบรรทัด
          6. หากต้องการเลือกทีละย่อหน้า ให้เลื่อนเมาส์ไปยังพื้นที่ที่เรียกว่า Selection Bar (อยู่ด้านซ้ายของข้อความแต่ละบรรทัด) เมาส์จะเปลี่ยนเป็นรูป ดับเบิ้ลคลิกที่ย่อหน้าที่ต้องการเลือก จะเกิดแถบดำทับข้อความทั้งย่อหน้าทันที
          7. หากต้องการเลือกทั้งเอกสาร ทำได้หลายวิธี คือ
               - คลิกเมาส์ที่เมนู Edit เลือกคำสั่ง Select All
               - กดแป้นพิมพ์ปุ่ม Ctrl ค้างไว้และกดปุ่มตัวอักษร A
               - เลื่อนเมาส์ไปยังพื้นที่ที่เรียกว่า Selection Bar (อยู่ด้านซ้ายของข้อความแต่ละบรรทัด) เมาส์จะเปลี่ยนเป็นรูป  คลิกเมาส์ติดต่อกันสามครั้ง (Triple Click) จะเกิดแถบดำทับข้อความทั้งเอกสารทันที
          8. หากต้องการเลือกพื้นที่ ให้เปลี่ยนมุมมอง (View) เป็นมุมมองปกติ (Normal View) หรือมุมมองเหมือนพิมพ์ (Page Layout View) กดปุ่ม Alt ค้างไว้ และกดปุ่มเมาส์ด้านซ้ายค้างไว้แล้วลากเมาส์ จะเกิดแถบดำทับพื้นที่ที่เราเลือก

---